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Transformation am Beispiel unseres Beratungs­unternehmens

Unternehmen Zukunft: So gelingt die digitale Transformation

Kein Unternehmen der Welt kann sich ihr entziehen: der digitalen Transformation. Wir von EVEREST bilden da keine Ausnahme. Wir stecken mittendrin und haben uns in den letzten Jahren von einer eher klassischen Unternehmensberatung in ein multimediales Unternehmen verwandelt, das dank digitaler Technologien viel mehr Menschen erreicht und ihnen auf unterschiedlichen Wegen Unterstützung bietet.

Früher waren Studien unser wichtigstes Instrument, um unsere Kunden – modern denkende Menschen in Ministerien, Banken und Institutionen, die die Welt der Finanzen und des Unternehmertums verbessern wollen – zu unterstützen. Die Umsetzung unserer wissenschaftlich fundierten Vorschläge lag damals oft nicht in unserer Hand. Heute entwickeln und bauen wir Plattformen und andere digitale Tools, um die Ziele unserer Kunden direkt umzusetzen. Teilweise haben wir auch eigene Produkte im Markt und uns also gänzlich von der Rolle des Beraters zum Produktanbieter gewandelt. 

Wie sieht es bei Ihnen aus? Ganz sicher nutzen auch Sie schon digitale Technologien für Ihr Business. Aber vielleicht sind Sie trotzdem unsicher, ob Ihre Organisation den Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Keine Sorge, da sind Sie nicht allein. Deshalb möchten wir heute grundlegende Fragen klären und Ihnen Wege aufzeigen, wie Sie sich und Ihr Unternehmen für die Zukunft gut aufstellen können.  Vor allem möchten wir Ihnen aber einen kleinen Einblick geben, wie dies bei uns bisher gelungen ist, wie wir die digitale Transformation leben und dadurch heute besser und zufriedener arbeiten als in den letzten 19 Jahren unserer Unternehmensgeschichte ...

Dieser kurze Film leitet das Thema ein: 

Digitale Transformation: Mehr als Digitalisierung

Digitalisierung und digitale Transformation – diese Buzzwords fehlen heute in kaum einer Unternehmensstrategie. Aber was genau damit gemeint ist, bleibt oft im Dunkeln. Häufig werden sie synonym verwendet, was aber ein Fehler ist. Beide Begriffe hängen zwar eng miteinander zusammen, aber sie meinen nicht das Gleiche:

  • Digitalisierung bedeutet im engeren Sinne, dass analoge Daten in ein digitales Format überführt werden, sodass sie mittels Informationstechnik verarbeitet werden können. Das ermöglicht in Unternehmen zum Beispiel die Automatisierung von Arbeitsschritten und die Skalierung von Geschäftsideen. Digitalisierung ist häufig mit dem Ziel verbunden, die Effizienz zu steigern und Margen zu erhöhen.
  • Digitale Transformation meint eher die Reaktion auf die durch die Digitalisierung geänderten Rahmenbedingungen. 

Anders als Digitalisierung ist die digitale Transformation keine Strategie, für oder gegen die Sie sich entscheiden könnten. Es handelt sich vielmehr um einen notwendigen und fortlaufenden Prozess, dem wir alle uns stellen müssen. Die Digitalisierung, also die digitalen Technologien sowie deren Anwendungsmöglichkeiten und Verwertungspotenziale sind „die Ermöglicher der digitalen Transformation“ (Wikipedia).

Zwar ist nicht jedes Unternehmen gleich betroffen. Geschwindigkeit und Umfang des digitalen Wandels können sehr unterschiedlich ausgeprägt sein. Aber im digitalen Zeitalter wird es keinen Betrieb geben, der gänzlich unberührt davon bleibt. Deshalb lohnt es sich für Sie als Institution,  als Unternehmer*in oder Gründer*in in jedem Fall, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Die digitale Transformation ist nicht nur eine Bedrohung – sie ist auch ein großer Möglichmacher.

Was bedeutet digitale Transformation für Unternehmen und Organisationen?

Was wir vor einigen Jahren noch für Zukunftsmusik gehalten hätten, ist heute schon möglich: Kühlschränke, die sich bei Bedarf selbstständig auffüllen, autonom fahrende Autos oder Zeitungsberichte, die von Maschinen geschrieben werden. Der enorme technische Fortschritt, der durch die Corona-Krise noch zusätzlichen Schub bekommen hat, hat Auswirkungen auf alle gesellschaftlichen Bereiche; somit auch darauf, wie Unternehmen funktionieren. Er verändert die Interaktion mit den Kunden, die Organisation der Arbeit, die Ertragswege, die Herstellung der Produkte und die Produkte selbst. 

Schauen wir uns die einzelnen Bereiche näher an:

Transformation der Kundenbeziehungen

Egal, ob es um das nächste Reiseziel, eine neue Waschmaschine oder einen Zahnarzttermin geht – die Suche nach passenden Anbietern beginnt fast immer im Internet. Darauf müssen sich Unternehmen einstellen, wenn sie nicht vom Radar ihrer Zielgruppen verschwinden wollen. Es geht aber nicht nur darum, im Internet gefunden zu werden. Das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden verändert sich grundlegend. Letztere können sich in Sekundenschnelle informieren und Angebote vergleichen, sie können über Bewertungen selbst Einfluss nehmen und sie haben die Wahl zwischen unzähligen Anbietern, sogar weltweit. In dieser Situation ist es für Unternehmen wichtiger denn je, den Kundennutzen in den Mittelpunkt ihres Handelns zu stellen. Was bedeutet das für Sie konkret? Ganz einfach: Hören Sie Ihren Kunden wirklich zu, anstatt theoretische Annahmen über ihr Verhalten und ihre Bedürfnisse anzustellen. 

Als bei uns die Idee geboren war, das angestaubte Instrument Businessplan – alle stöhnen, aber es wird doch benötigt – auf ein neues Level zu heben, haben wir zunächst einmal die Gründer*innen selbst gefragt, wo sie beim Schreiben ihres Businessplans nicht weitergekommen sind. Aber auch mit den zukünftigen Adressaten der Pläne, mit Mitarbeitern von Banken und Gründungsförderern, haben wir gesprochen, um herauszufinden, was sie von einem soliden Businessplan erwarten. Mit den so gewonnenen Erkenntnissen konnten wir mit SmartBusinessPlan eine Software entwickeln, die die Hürden der Gründer überwindet und sie in die Lage versetzt, einen Businessplan zu schreiben, der ihre Geldgeber überzeugt. Über 400 Partner – vor allem viele Sparkassen – bieten heute ihren Gründern dieses Tool an, um sie zu unterstützen und auch um die Inhouse-Prozesse durch einen einheitlichen Standard und erhöhte Qualität zu verbessern. 

Prozessinnovation

Aber nicht nur die Außenbeziehungen zu Kunden und Partnern, auch die Prozesse und Strukturen innerhalb der Unternehmen sind dem digitalen Wandel unterworfen. Starre Hierarchien und feste Arbeitsplatzbeschreibungen stoßen in einer sich rasch ändernden Umwelt an ihre Grenzen. Immer häufiger kommen kleine und flexible Teams zum Einsatz, in denen Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Hierarchieebenen gemeinsam mit externen Fachleuten auf Augenhöhe an Lösungen arbeiten. 

Statussymbole und klassische Karriereziele verlieren an Bedeutung, Selbstbestimmung, Teilhabe und sinnstiftende Arbeit treten an ihre Stelle. Das erfordert auch ein neues Verständnis von Unternehmenssteuerung: Design Thinking und agile Führung sind Stichworte, die in diesem Zusammenhang genannt werden. Dahinter steckt, einfach gesagt, das Ziel, flexibler, schneller und kundenzentrierter zu werden.

Bei uns im Haus arbeiten wir zum Beispiel mit digitalen Tools, die unsere Projektarbeit technisch unterstützen. Selbst so komplexe Vorhaben wie die Gründerplattform unterteilen wir mit ihrer Hilfe in kleine Pakete, die wir gemeinsam über mehrere Firmen hinweg abarbeiten. Ein Product Owner wacht dabei über die Qualität des Produktes, der Usability und des Kundennutzens. Er bereitet unsere zweiwöchigen Sprints vor, schreibt in die kleinen Pakete („die Tickets“), was das Ziel ist, und wer genau was zu tun hat. Einmal die Woche trifft sich das Team per Videokonferenz und legt fest, wer was bis wann zu tun hat. Ist ein Job erledigt, wird er in unserem Tool für alle sichtbar abgehakt. Ist ein Sprint nach zwei Wochen beendet, findet ein „Review“ statt, wo wir uns gemeinsam freuen, was wir geschafft haben und Manöverkritik üben. So sehen immer alle, wie es läuft. Jeder übernimmt Verantwortung und einen Chef, der kontrolliert und mahnt, brauchen wir nicht mehr. Und dank des Internets können die Teammitglieder sogar von Hamburg, Berlin und Zürich aus reibungslos zusammenarbeiten. 

Digitale Services und Produkte

Kommen wir zum dritten und letzten Punkt, den Produkten und Services, bei denen die digitale Transformation am deutlichsten spürbar wird. 

Folgende Trends sind im Bereich der Produktentwicklung besonders relevant:

  • Personalisierbarkeit: Über das Internet können Kunden individualisierte Produkte in Auftrag geben und aus einer Vielzahl an Features genau die auszuwählen, die sie brauchen.
  • Skalierbarkeit: Die Automatisierung ermöglicht es, bestimmte Prozesse beliebig oft zu wiederholen, ohne dass die Kosten dadurch entscheidend steigen.
  • Datensicherheit: Gerade in Deutschland ist der Datenschutz ein zentrales Thema.
  • Globaler Wettbewerb: Unternehmen konkurrieren heute nicht mehr nur mit den direkten Mitbewerbern in der Nachbarschaft, sondern häufig mit Anbietern auf der ganzen Welt.

Der digitale Wandel zwingt Unternehmen dazu, ihre Produkte und Services konsequent an den Wünschen der Kunden auszurichten und auf neue Trends früh zu reagieren – sonst ergeht es ihnen unter Umständen wie der Firma Nokia, die das Smartphone für eine kurzfristige Episode hielt. 

Auch unsere Leistungen haben sich in den letzten Jahren verändert. So ist die Firmenhilfe, die wir im Auftrag der Stadt Hamburg Kleinunternehmen in Not anbieten, aus einer klassischen Telefonhotline zu einem multimedialen Beratungsangebot geworden. Die Hotline gibt es immer noch, aber hinzugekommen sind diverse digitale Tools, Video-Schnellkurse und unsere Podcasts „Krise-Chance“ und „Ideencouch“. So können wir viel mehr Menschen als früher erreichen und ihnen vielfältigere Hilfestellungen anbieten. 

In den ersten Monaten der Corona-Epidemie haben wir hundertmal mehr Menschen erreicht, als es uns jemals zuvor möglich war. Das ging nur durch Instrumente wie einen Podcast, in dem die häufigsten Fragen von unserem Krisentelefon für viele Hörer aufbereitet wurden. Die Erfahrungen aus den Einzelberatungen haben wir in Schnellkursen und Videotutorials aufbereitet. 

In diesem Podcast berichtet unser Geschäftsführer Jan Evers, wie Corona einen Transformationsschub bewirkte, der ohne unser digitales Mindset und die kettufy-Technologie unseres Partners individee aus Berlin nicht möglich gewesen wäre:

Neue Geschäftsmodelle

Alles in allem bedeutet digitale Transformation für Unternehmen, nicht nur einzelne Abteilungen oder Arbeitsschritte zu digitalisieren, sondern ihr Geschäftsmodell im Ganzen zu überdenken und ggf. anzupassen. Unser Podcast allein macht nicht den digitalen Wandel unseres Unternehmens aus. Es ist die ARt und Weise, wie wir zusammenarbeiten, wie wir denken und wie wir Probleme angehen, die uns dazu befähigt hat, blitzschnell und nutzerorientiert auf die Corona-Krise zu reagieren. 

Die neuen digitalen Technologien bieten Unternehmen die Chance, die Bedürfnisse der Kunden besser zu erfüllen und sogar neue Kundensegmente anzusprechen. Sie stellen aber gleichzeitig auch eine Gefahr für traditionelle Geschäftsmodelle dar. Nicht jedes Unternehmen muss von einem analogen zu einem digitalen Geschäftsmodell umsteigen. Aber alle, die ein Unternehmen gründen oder führen, sollten die gesellschaftlichen Entwicklungen genau beobachten und prüfen, ob sich durch die Digitalisierung von Wertschöpfungsketten und Produkten nicht neue Perspektiven für ihr Business ergeben. 

Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

  • Was sind die wichtigsten digitalen Treiber heute und in Zukunft?
  • Wie wirken sie sich auf Ihre Branche/Ihr Unternehmen/Ihre Kunden aus?
  • Gibt es Beispiele für digitale Geschäftsmodelle in Ihrem Markt?
  • Wo sehen Sie Potenzial für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen?

Wie können wir die digitale Transformation angehen?

Studien haben gezeigt, dass sich die Unternehmenskultur der Vorreiter auf dem Feld der digitalen Transformation (Google, IBM, Apple etc.) durch eine starke Kundenorientierung auszeichnet. Diese Unternehmen lernen permanent von ihren Kunden und stehen im Dialog mit ihnen (auch über digitale Medien und die Analyse von Kundendaten). 

Ferner ermutigen und befähigen sie ihre Mitarbeiter, eigene Ideen voranzutreiben und räumen die Möglichkeit ein, Arbeitszeiten und -orte selbst zu wählen. Sie fördern Selbstständigkeit und Eigeninitiative, was insgesamt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt. 

Ihr wirtschaftlicher Erfolg ist unter anderem darin begründet, dass sie auf interdisziplinären Austausch und Kooperation innerhalb des Unternehmens aber auch mit Kunden und anderen Unternehmen setzen.

Das zeigt, dass es im Kern bei der digitalen Transformation nicht um Effizienzsteigerung durch IT-Technik geht, sondern darum, durch Kundenzentrierung und autonome Arbeitsweisen zu neuen, besseren Lösungen zu kommen. Gefragt ist nicht in erster Linie technisches Wissen, sondern die Fähigkeit zu vernetztem und offenem Denken. 

Die Idee für die Gründerplattform, die wir gemeinsam mit der KfW und dem BMWi aufgesetzt haben, konnte nur entstehen, weil Menschen bereit waren, gewohnte Abläufe und Zuständigkeiten radikal infrage zustellen und die Bedürfnisse der Zielgruppen in den Mittelpunkt zu stellen. Wer will noch Businesspläne ausdrucken und zur Bank tragen? Umständlich recherchieren, welche Förderinstitution die richtige für das eigene Anliegen ist? Wir haben das in einen systematischen digitalen Prozess gebracht.

So ist die Gründerplattform heute viel mehr, als eine digitale Aufbereitung jener Informationen, die man in analogen Zeiten in Form von Broschüren, Handzetteln und Adressenlisten in die Hand gedrückt bekam. Sie bietet mit ihrer offenen technischen Architektur die Möglichkeit zum Austausch und zur Vernetzung. Ortsunabhängig können Gründer*innen ihr Geschäftsmodell und ihren Businessplan auf der cloudbasierten Plattform erstellen, teilen, verfeinern und fortschreiben. Sie können direkt von der Plattform aus eine Finanzierungsanfrage stellen, Feedback von Fachleuten einholen und Kontakt zu über 600 Gründungsförderern und Banken in ihrer Region aufnehmen. Zudem lässt sich die Plattform individuell anpassen, sodass vorrangig die Informationen und Vorbilder angezeigt werden, die die höchsten Übereinstimmungen zum eigenen Vorhaben haben. Informationen werden zur Situation des Nutzers „gematcht“: Gibt er beispielsweise an, dass ein Vorbild besonders relevant ist, werden die Rankings geändert und die Erfahrungsvideos, das Geschäftsmodell und der Businessplan dieses Vorbilds erscheint als erstes in seinem Cockpit. Die Daten aus dem Businessplan werden genutzt, um die passenden Fördermittel anzuzeigen. 

Als echte Plattform richtet sich das Angebot aber auch an eine zweite Zielgruppe, an die Institutionen der Gründungsförderung. Ziel war es von Anfang an, eine sichere digitale Schnittstelle zwischen beiden Gruppen zu schaffen. Banken und Sparkassen, kommunale Gründungszentren, Hochschulen und Kammern können die Gründerplattform und ihre digitalen Tools für die Beratung „ihrer“ Gründer*innen nutzen. 

Die Gründerplattform geht also in mehreren Aspekten ihres Geschäftsmodells neue Wege und löst sich vom klassischen Informationsangebot von Ministerien – häufig umgesetzt von nach Aufwand abrechnenden Agenturen. Bei uns gibt es eine Betriebsgesellschaft, die Businesspilot GmbH, deren Zukunft an den Erfolg des Produktes geknüpft ist. Das Ertragsmodell ist erfolgsabhängig und langfristig auf die Nutzungsintensität ausgerichtet, sodass unser Team nicht für eine Deadline oder eine PR-Kampagne arbeitet, sondern langfristige Ziele verfolgt – indiziert durch Kennzahlen (KPIs) wie Anzahl der Registrierungen und Intensität und Dauer der Nutzung.

Mögliche Probleme bei der Umsetzung und wie Sie sie vermeiden (Do’s und Dont’s)

Wenn Unternehmen an der digitalen Transformation scheitern, dann hat das meist keine technischen Ursachen, sondern ist in mentalen Widerständen begründet. Viele Menschen fühlen sich angesichts fundamentaler Veränderungen verunsichert. Sie fürchten sich davor, sich von liebgewonnen Gewohnheiten zu verabschieden, überfordert zu sein und im schlimmsten Fall sogar ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Transformation ist harte Arbeit. Aber sie kann auch Spaß machen! Nehmen Sie sich vor, mögliche Ängste und Vorbehalte Ihrer Mitarbeiter und Partner abzubauen und zu überwinden. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie digitale Tools im Alltag nutzen, und wecken Sie in Ihrem Team die Freude daran, Neues auszuprobieren. Erwarten Sie aber auch nicht von jedem, dass er zum Geek wird. Es ist schon viel gewonnen, wenn sich alle mitgenommen fühlen und niemand schlechte Stimmung gegen den Wandel macht. 

Ein weiterer typischer Fehler bei der Transformation ist bereits zur Sprache gekommen: Die Verwechslung von digitaler Transformation mit Digitalisierung. Damit geht oft die Neigung einher, zu sehr auf die Technik und zu wenig auf Unternehmensstruktur und -kultur zu schauen. Wir wiederholen es gerne, weil es so wichtig ist: Bei der digitalen Transformation geht es nicht darum, einzelne Arbeitsschritte ins Digitale zu überführen. Es geht darum, Ihr Unternehmen im Ganzen so aufzustellen, dass es auf Veränderungen im Kundenverhalten und im Markt schnell und flexibel reagieren kann. Brechen Sie überkommene Strukturen auf, bilden Sie projektbezogene Arbeitsgruppen, schaffen Sie Raum für mehr Mitbestimmung und Kreativität. 

Auch wir bei EVEREST sind keine technikversessenen Nerds. Wir nutzen aber die neuen digitalen Möglichkeiten, um die Aufgaben unserer Zielgruppen bestmöglich zu lösen und unsere Arbeit so zu organisieren, dass jeder von uns seine Stärken perfekt einbringen kann. 

Dos

  • Schaffen Sie ein Klima, das dynamisches Denken, Kreativität und Lernen zulässt. Durch agile Führung erhöhen Sie die Anpassungsfähigkeit Ihrer Organisation.
  • Nehmen Sie Ihre Leute mit und heben Sie hervor, welche Vorteile die digitale Transformation für jeden einzelnen bedeutet.
  • Gewöhnen Sie sich die Nutzung digitaler Tools an und setzen Sie neue Innovationstechniken ein. So können Sie die Chancen des digitalen Wandels leichter erkennen und ergreifen.

Don’ts

  • Legen Sie den Fokus nicht auf die Technologien. Sie sind nur das Hilfsmittel, um smarte Problemlösungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen. 
  • Erwarten Sie keine Wunder: Die Anpassung an die neue Arbeitswelt braucht Zeit, und nicht alle werden mit Begeisterung reagieren.
  • Glauben Sie nicht, die digitale Transformation spiele für Sie keine Rolle. Zwar braucht nicht jedes Unternehmen gleich ein digitales Geschäftsmodell, aber komplett verschlafen dürfen Sie die aktuellen Veränderungen auch nicht!

Fazit

Digitale Transformation heißt nicht, dasselbe wie früher zu tun, aber mit digitalen Mitteln. Es heißt, Dinge zu tun, die gestern undenkbar schienen. Dank vernetzter Technologien können Unternehmen heute neue Vertriebswege erschließen, ihre Kunden besser kennenlernen und personalisierte Produkte anbieten. Das ist Chance und Herausforderung zugleich. 

Wenn Sie Ihre Unternehmen für die Zukunft gut aufstellen möchten, sollten Sie vor allem flexible Strukturen schaffen und eine „digitale Unternehmenskultur“ etablieren, in der Kreativität und Selbstbestimmung gelebt werden. Es gibt viele digitale Tools, die Sie dabei unterstützen. Lassen Sie sich von modernen Denkansätzen wie Design Thinking, Lean Startup und agilen Führungsmethoden inspirieren und schaffen Sie Offenheit gegenüber neuen Technologien als Basis für zukunftsorientierte Geschäftsmodelle. 

Die digitale Transformation hat die Art, wie wir bei Evers & Jung arbeiten und wie wir unsere Zielgruppen erreichen, von Grund auf verändert. Dabei haben wir viel gelernt und uns ist klar, dass dieser Wandel noch längst nicht abgeschlossen ist. Wir sind gespannt, was die Zukunft bringt! 

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bhp